Secretaresse/Management Assistant (36-40 uur)

Voor Mercurius Beleggingsmaatschappij in Heerlen zijn wij op zoek naar een fulltime Secretaresse/Management Assistant (4 dagen is bespreekbaar).

Mercurius Heerlen BV is de holdingmaatschappij van Stienstra Vastgoed. Mercurius voert directie over de vastgoedonderneming Stienstra, beheert de beleggingen en voert de family-office aan voor de aandeelhouders.

Is nauwkeurigheid en discretie jouw tweede natuur en ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wat ga je doen?

Als secretaresse bied je de juiste management -, secretariële – en administratieve ondersteuning aan de algemeen directeur en MT. Je neemt deel aan de vergaderingen waarbij je zeer nauwkeurig notulen maakt en zorgt dat alle actiepunten besproken worden.

Ondersteunen directie:

  • Voeren van het secretariaat voor de diverse vergaderingen, signaleren van agendapunten, opstellen agenda en voorbereiden van vergaderingen, waaronder reservering vergaderruimte in- en extern, uitnodigen van de benodigde deelnemers. Notuleren van vergaderingen, zelfstandig uitwerken en verspreiden van notulen (inclusief actie- en besluitenlijsten) en bewaken voortgang van de gemaakte afspraken. Verrichten van werkzaamheden voortvloeiend uit de vergaderingen.
  • Voorbereiden, overhandigen en archiveren van relevante vergaderstukken voor de directie van in- en externe vergaderingen.
  • Zelfstandig beantwoorden correspondentie (zowel papier als digitaal) van de directie, daar waar mogelijk en binnen de aan haar gestelde bevoegdheden.
  • Bewaken en beheren directieagenda.
  • Plannen en organiseren zakenreizen en bijeenkomsten van directie.

Secretariële werkzaamheden:

  • Mede afhandeling van telefoongesprekken directie, agendabeheer directie, verzamelen en archiveren van documenten. Indelen en bijhouden van archief (zowel papier als digitaal).
  • Ondersteuning van de bestuurssecretaris op alle taakgebieden HR, juridische zaken en alle voortvloeiende werkzaamheden
  • Ondersteuning inzake voorbereiding en verzending vergaderstukken voor de Raad van Commissarissen en STAK.
  • Verzending en registratie jaarcijfers.
  • Beheren dossier van giften/donaties en sponsoringen.

Administratieve afhandeling:

Verzorgen van alle vertrouwelijke correspondentie, behandeling inkomende post van de directie en zelfstandige afhandeling van routinematige werkzaamheden. Uitwerken van diverse brieven, offertes, protocollen en procedures in opdracht en onder verantwoording van de directie.

Coördinatie:

Verantwoordelijk voor de ondersteuning van en werkorde van directie. Coördinatie van activiteiten op het gebied van planning, agendabeheer en interne en externe contacten.

Front Office:

  • Eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers in geval van bezoek, ontvangen en begeleiden van de gasten.
  • Contacten met leveranciers en eventuele hierbij behorende bestellingen plaatsen.
  • Indien nodig inschakelen facilitaire dienst.
  • Bewaren orde en netheid van de vergaderruimtes.

Wat is jouw profiel?

  • Je beschikt over een HBO of MBO+ werk- en denkniveau;
  • Je kunt discreet omgaan met vertrouwelijke informatie, bent representatief, integer en klantgericht. Je bent pro-actief en hebt een vooruitziende blik.
  • Op secretarieel gebied verkregen opleiding en/of ervaring;
  • Uitstekende beheersing van MS Office;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Minimaal 10 jaar werkervaring in een soortgelijke functie in een soortgelijke organisatie;
  • Gedragen en handelen overeenkomstig IVBN Code of Ethics.

Interesse in deze vacature?
Mail dan uiterlijk 3 september a.s. je CV met uitgebreide motivatie naar ons
e-mailadres: contact@sosprofessionals.nl